Perlengkapan
Universitas Muhammadiyah Malang
Perlengkapan
Universitas Muhammadiyah Malang

Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga dan Inventaris A


SELAMAT DATANG DI URUSAN PERLENGKAPAN & RUMAH TANGGA


Ridlo Setyono, S.Pd
Kaur. Perlengkapan Rumah Tangga & Inventarisasi Aset


 

URUSAN PERLENGKAPAN, RUMAH TANGGA DAN INVENTARISASI ASSET

 

BAGIAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA

 
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG


 

 

Menyediakan kebutuhan alat tulis kantor dan mebeler hingga pelaporannya, pengelolaan peminjaman auditorium dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan serta pelayanan yang bersifat periodik (pelayanan pembagian almamater, perlengkapan wisuda, dan kalender) dan yang bersifat insidental (memfasilitasi sarana dan prasarana event-event) di Universitas Muhammadiyah Malang, merupakan rutinitas yang harus dilakukan oleh urusan perlengkapan, rumah tangga, dan inventarisasi asset.

 

Seorang kepala urusan ditunjuk untuk memberikan komando dan mengatur hal-hal yang menjadi rutinitas. Kepala urusan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 6 orang staf yang dibagi dalam beberapa bagian sesuai dengan kompetensinya masing-masing serta bekerja secara sinergi untuk saling melengkapi. Tugas pokok dalam urusan ini pada dasarnya dapat dibagi dalam dua hal, perlengkapan dan rumah tangga serta inventarisasi asset.

Tugas Pokok Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga, dan Inventarisasi Asset
Melakukan rekapitulasi permohonan ATK dari unit kerja dan fakultas
Merencanakan pemesanan dan pengadaan ATK kepada rekanan
Mencatat penerimaan dan pendistribusian ATK
Membuat laporan ATK secara berkala
Melakukan penjadwalan peminjaman/pemakaian auditorium dari unit kerja, fakultas dan lembaga intra
Melayani pengambilan jas almamater, kalender dan kelengkapan wisuda
Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran jas almamater dan kelengkapan wisuda
Melakukan perawatan kelengkapan wisuda mahasiswa dan jajaran senat universitas
Membantu menerima laporan dan informasi yang terkait dengan urusan kendaraan, instalansi dan maintenance serta kebersihan dan taman.
Melakukan perbaikan mebeler dan peralatan lain
Merekapitulasi pengajuan permintaan mebeler dari unit kerja dan fakultas
Melakukan identifikasi dan pengecekan lapangan berdasar surat pengajuan mebeler
Melakukan pengecekan inventaris melalui surat yang dikirim ke setiap unit kerja dan fakultas
Membuat laporan inventarisasi secara periodik



Standar Operasional Prosedur (SOP) Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga, dan Inventarisasi Asset
Menghidupkan komputer
Melakukan presensi datang dan pulang
Menyiapkan pelayanan
Melayani permintaan ATK dan penggandaan berkas-berkas
Melakukan rekap permintaan ATK
Menjadwal pemakaian auditorium yang telah disetujui
Melakukan pengecekan auditorium yang akan digunakan dan setelah digunakan
Melayani peminjaman peralatan
Mendistribusikan permintaan mebeler yang telah disetujui

 

 

 

Bagan 2: flowchart SOP Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga dan Inventarisasi Asset




 
PROSEDUR PELAYANAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA

Pengelolaan jas almamater
Sirkulasi jas almamater dilakukan secara periodik yang diperuntukan bagi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang. Sirkulasi yang dimaksud adalah mulai dari perencanaan, pengadaan hingga pembagiannya. Pengadaan jas almamater dilakukan oleh Biro Kemahasiswaan (setelah ada pelaporan stock jas almamater ke Pembantu Rektor II) dan dibentuk sebuah tim, kemudian diperintahkan untuk pengadaan yang didasarkan pada surat pedoman pengadaan barang dan jasa nomor E.5.a/157/UMM/III/2005 tanggal 2 Maret 2005 yang bekerjasama dengan 4 rekanan/konveksi. Pembagian jas almamater dilakukan dalam tiga periode atau 3 kali dalam rentan waktu yang berbeda sesuai dengan jumlah gelombang penerimaan mahasiswa baru tiap tahunnya. Pengambilan jas almamater oleh mahasiswa baru dilakukan sesuai dengan alur registrasi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang.


Pengelolaan kelengkapan wisuda
Universitas Muhammadiyah Malang dalam satu tahun menggelar sidang senat terbuka yang mengagendakan wisuda sarjana diploma 3, strata 1, strata 2, dan program doktor dalam empat periode. Berkaitan dengan hal itu, yang menjadi tugas bagian perlengkapan dan rumah tangga adalah mengatur sirkulasi kelengkapan wisuda (baju toga, gordon, samir, dan topi) dalam tiap periodenya.
Pengadaan kelengkapan wisuda (gordon) dilakukan oleh perlengkapan sesuai dengan perintah yang dibuat oleh Pembantu Rektor II dan bekerjasama dengan beberapa rekanan. Demikian juga dalam hal perawatan kelengkapan wisuda dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan rekanan-rekanan yang telah ditunjuk.

Sistem sirkulasi kelengkapan wisuda yang digunakan oleh universitas adalah peminjaman yang didasarkan pada mahasiswa sebagai peserta wisuda untuk membayar uang pendaftaran wisuda, kecuali gordon. Dengan demikian, setiap mahasiswa yang akan mengikuti wisuda diwajibkan mengikuti prosedur peminjaman dan pengembalian kelengkapan wisuda. Selain dipinjamkan, kelengkapan wisuda tersebut juga dapat dimiliki secara pribadi oleh wisudawan dengan cara membeli. Sedangkan untuk pengembalian toga, mahasiswa yang status kelengkapan wisudanya pinjam, datang ke perlengkapan dengan membawa kelengkapan wisuda kecuali gordon dan kwitansi pembayaran wisuda asli beserta formulir bebas tanggungan dengan rentan waktu pengembalian H+10 (10 hari efektif setelah pelaksanaan wisuda) dan dikenakan denda sebagai bentuk punishment untuk mahasiswa yang mengembalikan kelengkapan wisuda di luar jadwal yang telah ditentukan (terlambat). Adapun alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda dapat dilihat dalam bagan berikut.


 Bagan 3: Alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda

 

Pengelolaan kalender

Universitas Muhammadiyah Malang setiap tahunnya menyediakan kalender. Pengelolaan kalender yang dimaksudkan adalah pengadaan kalender yang dilakukan secara tim oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Biro Administrasi Keuangan setelah adanya laporan jumlah berapa yang harus diadakan serta didasarkan kebutuhan, baik untuk karyawan /dosen, mahasiswa serta untuk UPT PMB sebagai media promosi yang bekerjasama dengan rekanan yang ditunjuk. Kalender diperuntukkan bagi civitas akademika Universitas Muhammadiyah Malang. Bagi mahasiswa, pengambilan kalender dilakukan dengan membawa kwitansi her registrasi semester ganjil dengan rentan waktu pengambilan bulan Oktober s/d Desember (1 kwitansi/mahasiswa = 1 kalender).


Pelayanan acara/kegiatan universitas

Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi yang berkemajuan, seringakali untuk meningkatkan mutu pendidikan maupun pelayanannya mengadakan kegiatan-kegiatan universitas yang bersifat rutin maupun insidental. Lain dari pada itu auditorium-auditorium yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang sering digunakan berbagai kegiatan dari luar. Guna menunjang keberlangsungan dan kelanacaran kegiatan-kegiatan yang diadakan tersebut, perlengkapan berperan aktif untuk menyediakan sarana dan prasarananya.
 

 
Pengelolaan ATK dan mesin RISO

Sebagai lembaga pendidikan tinggi dan untuk meningkatkan mutu pelayanan, Universitas Muhammadiyah Malang memerlukan berbagai macam alat tulis kantor (ATK). Pengelolaan ATK yang dimaksud adalah perencanaan, pengadaan, pencatatan, pelayanan permintaan, dan pelaporan. Pengadaan alat tulis kantor tersebut dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan 3 rekanan yang telah ditunjuk. Secara sistematis pengelolaan ATK dapat digambarkan sebagaimana bagan berikut ini.

 



Bagan 4: Sistematisasi pengelolaan ATK

 

Setiap unit dan lembaga intra di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang merupakan user utama alat tulis kantor tersebut. Bagi tiap-tiap unit yang akan menggunakan atau mengajukan permintaan alat tulis kantor harus membuat surat pengajuan permintaan ATK yang ditujukan kepada kabag perlengkapan. Peraturan ini berdasarkan surat Pembantu Rektor II nomor E.4.a/491/UMM/V/2008 tanggal 5 Mei 2008. Demikian halnya dengan lembaga intra, UKM dan IMM di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang untuk menggunakan ATK diharuskan membuat surat pengajuan permintaan ATK berdasarkan surat kepala Biro Administrasi Mahasiswa nomor E.5.a/1200/MAWA-UMM/XII/2006 tanggal 26 Desember 2006. Adapun ketersidaan Alat Tulis Kantor (ATK) yang ada. Untuk mengetahui daftarnya klik di sini.

Pelayanan ATK di perlengkapan dilengkapi dengan mesin cetak cepat yang disebut dengan mesin RISO. Penggunaan mesin ini diperuntukkan bagi kepentingan universitas yang diatur tersendiri sesuai dengan surat kepala Biro Administrasi Umum nomor E.4.a/157/UMM/II/2010 tanggal 12 Februari 2010. Pengendalian mesin RISO dalam surat tersebut dijelaskan bahwa untuk menggandakan 1 berkas/1 master minimal berjumlah 500 exemplar/1 rim kertas.

 



PROSEDUR PEMAKAIAN AUDITORIUM DAN ALAT

Kegiatan-kegiatan yang sering diadakan di Universitas Muhammadiyah Malang baik oleh kalangan civitas akademika maupun dari luar, didukung oleh keberadaan auditorium-auditorium Universitas Muhammadiyah Malang yang sangat memadai, mulai dari auditorium yang berkapasitas kecil maupun besar. Adapun auditorium yang menjadi tanggung jawab dan wewenang perlengkapan untuk mengatur jadwal pemakaiannya adalah aula BAU, aula masjid lantai 1, dan aula teknik GKB III. Setiap user yang akan menggunakan auditorium tersebut diharuskan membuat surat pengajuan peminjaman tempat dengan ditandatangani oleh pimpinan dalam unit kerja dan fakultas, sedangkan lembaga intra/LSO/UKM/IMM ditandatangani oleh ketua mengetahui PD III untuk tingkat fakultas dan bagian kemahasiswaan untuk tingkat pusat (Lihat Lampiran 7) dengan rincian sebagai berikut.

Tabel 2: Pengajuan peminjaman tempat dan alat

 

No

 

User

 

Yang mengajukan

1

Fakultas

Pimpinan Fakultas

2

Jurusan

Kepala Jurusan

3

Laboratorium

Kepala Laboratorium

4

Lembaga dan Badan

Kepala Lembaga dan Badan

5

Biro

Kepala biro terkait

6

UPT

Kepala UPT

7

Lembaga Intra/LSO tingkat fakultas

Ketua

Mengetahui PD III

8

Lembaga Intra tingkat universitas/UKM/IMM

Ketua

Mengetahui Kemahasiswaan



Bukan hanya auditorium yang menunjang kegiatan-kegiatan di universitas, peralatan-peralatan seperti wireless, layar LCD dan kabel roll juga merupakan penunjang yang menjadi tanggung jawab perlengkapan untuk mengatur pemakaiannya. Prosedur peminjaman yang harus dipatuhi oleh user sama halnya dengan peraturan untuk meminjam auditorium di atas dan tergambar dalam bagan berikut ini.





Bagan 5: Alur peminjaman/pemakaian auditorium, tempat dan alat



INVENTARISASI ASET

Universitas Muhammadiyah Malang dibangun diatas tanah seluas ± 34,654 ha yang terbagi dalam kampus I, II, III, rumah sakit, dan lahan luar kampus. Perkembangan pesat berupa bangunan Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi membutuhkan pengelolaan yang signifikan dan tersistematis. Oleh karena itu, bagian perlengkapan dan rumah tangga diberi wewenang untuk menjaga dan merawat asset kampus untuk menangani inventarisasi asset yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang.

Asset Universitas Muhammadiyah Malang adalah barang bergerak (tidak habis pakai namun mengalami penyusutan) mebeler dan alat-alat penunjang kegiatan belajar mengajar dan perkantoran lainnya dan barang tidak bergerak, yang meliputi tanah, bangunan/gedung.

Bagian inventarisasi asset memiliki tanggung jawab mulai perencanaan hingga pelaporan kondisi barang khususnya mebeler di lapangan yang di up date setiap tahunnya. Secara rinci tugas bagian inventarisasi asset dapat dilihat dalam bagan berikut ini.



Bagan 6: Sistematisasi pengelolaan mebeler


Pada bagan tersbut di atas, disebutkan bahwa salah satu tugas dari urusan inventarisasi asset adalah membuat laporan secara periodik yang dikeluarkan pada akhir tahun. Dalam laporan inventarisasi asset tersebut barang-barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada di Univesitas Muhammadiyah Malang diberi pengkodean khusus guna memudahkan dalam mengelompokkan ketegori barang/asset Universitas Muhammadiyah Malang. Adapun pengkodean yang dimaksud secara rinci dapat dilihat di sini.










 

 

Shared: