Perlengkapan
Universitas Muhammadiyah Malang
Perlengkapan
Universitas Muhammadiyah Malang

Urusan Kendaraan


SELAMAT DATANG DI URUSAN KENDARAAN



H. Sholeh
Kaur. Kendaraan



 

 

URUSAN KENDARAAN
BAGIAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG


Universitas Muhammadiyah Malang merupakan kampus yang memiliki intensitas kegiatan tinggi dan mobilitas kegiatan yang padat. Untuk memenuhi ritme aktifitas tinggi tersebut, Universitas Muhammadiyah Malang memberikan fasilitas berupa kendaraan dinas (bus, mobil dan sepeda motor) dengan rincian jumlah 64 unit untuk mobil, 4 unit untuk bus dan 21 unit untuk sepeda motor (perhitungan hingga september 2012). Keberadaan kendaraan dinas tersebut memerlukan manajemen yang baik, oleh karena itu bagian perlengkapan terdapat urusan Kendaraan yang menangani perihal kendaraan dinas yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang.

Urusan kendaraan di bagian perlengkapan memiliki tugas mulai dari pengadaan, perawatan, pengaturan sirkulasi peminjaman/pemakaian, mengurus perpanjangan STNK, pajak kendaraan, asuransi kendaraan perawatan mesin rutin hingga pelaporan kondisi kendaraan tiap tahunnya. Untuk mempermudah menjalankan tugas-tugasnya, urusan yang dipimpin oleh satu orang kepala urusan ini dibantu 2 staf dan 4 driver. Pembagian kategori kendaraan dinas yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang terbagi menjadi tiga yaitu, bus, mobil, dan sepeda motor.



Tugas Pokok Urusan Kendaraan

Melakukan identifikasi surat peminjaman kendaraan yang telah disetujui
Melakukan penjadwalan
driver
Melakukan koordinasi dengan staf dan driver
Melakukan pengecekkan kendaraan secara rutin
Melakukan perawatan kendaraan secara rutin
Melakukan pengurusan surat-surat kendaraan
Memproses pencairan tagihan rekanan servis dan pergantian oli
Membuat surat pelepasan kendaraan yang telah dijual/dilelang
Membuat laporan secara periodik




 Bagan 7: Pengelolaan kendaraan dinas



Standar Operasional Prosedur

Untuk menjalankan tugas pokok dari urusan kendaraan perlu adanya standar operasional prosedur yang dibuat sebagai landasan dalam menjalankan tugas pokok tersebut.

   

Melakukan  presensi datang
Melakukan pengecekkan kondisi kendaraan
Membersihkan kendaraan
Melakukan pemanasan kendaraan
Melakukan servis kecil
Mengidentifikasi surat peminjaman yang telah disetujui
Menyerahkan kendaraan pada user berdasarkan surat peminjaman yang telah disetujui
Melakukan pengecekkan kembali keadaan kendaraan setelah dipinjam
Melakukan presensi pulang


 



Bagan 8: flowchart SOP Urusan kendaraan


Penggunaan kendaraan dinas yang dimiliki oleh universitas Muhammadiyah Malang telah diatur dalam surat yang diterbitkan oleh Pembantu Rektor II dengan nomor E.4.f/1067/UMM/X/2008 tanggal 15 Oktober 2008, yaitu dengan membuat surat pengajuan peminjaman kendaraan dinas (Bus dan Mobil) yang ditujukan kepada Kepala Biro Administrasi Umum c.q Kabag Perlengkapan dan mengganti biaya BBM (Bahan Bakar Minyak) yang dijelaskan dalam sub bab masing-masing kategori kendaraan dinas di bawah ini. Dan secara rinci prosedur peminjman kendaraan dinas tergambar dalam bagan berikut ini.

Bagan 9: Prosedur peminjaman kendaraan dinas

 

 

 


PROSEDUR PENGGUNAAN/PEMINJAMAN BUS


Pelayanan yang diberikan oleh Universitas Muhammadiyah Malang terkait dengan kendaraan dinas dilengkapi dengan keberadaan 4 unit bus yang dapat digunakan untuk membantu mobilisasai kegiatan segenap civitas akademika Universitas Muhammadiyah Malang. 4 bus universitas terbagi dalam 2 bus hasil pengadaan sendiri dan 2 yang lainnya bantuan dari Departemen Perhubungan Republik Indonesia.
Penggunaan bus universitas tersebut tidak serta merta melalui komunikasi lisan, akan tetapi harus melalui tahapan prosedur yang telah diatur dan ditentukan (lihat bagan 6). Secara garis besar, penggunaan/peminjaman bus universitas, user diharuskan mengajukan surat peminjaman secara resmi kepada Kepala Biro Administrasi Umum c.q Kabag. Perlengkapan, jika telah di setujui surat pemakaiannya oleh Kabag Perlengkapan maka surat pengajuan peminjaman tersebut dapat dijadwalkan. Kewajiban yang harus dipenuhi oleh user untuk peminjaman bus universitas selain mengajukan surat resmi adalah mengganti biaya BBM (Bahan Bakar Minyak) yang telah diatur berdasarkan surat Pembantu Rektor II nomor E.4.f/1067/UMM/X/2008 tanggal 15 Oktober 2008 dengan rincian baiaya pengganti BBM sebagai
berikut ini


 

 

PROSEDUR PENGGUNAAN/PEMINJAMAN MOBIL


Fasilitas kendaraan yang diberikan oleh Universitas Muhammadiyah Malang berupa mobil dinas yang tersebar dalam tiap-tiap unit kerja dan fakultas yang ada di UMM dan yang dikendalikan langsung oleh universitas. Mobil yang diperuntukkan bagi tiap-tiap unit kerja dan fakultas adalah untuk membantu memperlancar mobilitas kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing unit. Selain mobil yang disebar pada unit-unit maupun fakultas tersebut dibawah tanggung jawab pimpinan unit terkait dan berkoordinasi dengan kepala urusan/fakultas Kendaraan. Sedangkan mobil yang dikendalikan langsung oleh universitas diantaranya adalah mobil mewah (Alphard, BMW, Honda Cellow, dan Kijang Inova) yang disediakan untuk membantu mobilisasi acara yang berskala nasional maupun internasional, disamping mobil ambulance, truk tangki yang digunakan untuk menyiram tanaman, dan mobil pick-up.

Prosedur yang ditentukan untuk pemakaian/peminjaman mobil yang dikendalikan oleh unversitas pada dasarnya sama dengan prosedur yang digunakan untuk peminjaman/pemakaian bus universitas, user diharuskan membuat surat pengajuan peminjaman secara resmi yang ditujukan kepada Kepala Biro Administrasi Umum c.q Kabag. Perlengkapan (lihat bagan 6) dan mengganti biaya BBM (Bahan Bakar Minyak), kecuali pengaturan peminjmana mobil katagori mewah (Alphard, BMW, Honda Cellow, dan Kijang Inova) surat pengjuan ditujukan pada Pembantu Rektor II c.q. Kepala Biro Administrasi Umum, sebagaimana yang telah diatur berdasarkan surat Pembantu Rektor II nomor E.4.f/1067/UMM/X/2008 tanggal 15 Oktober 2008 dengan 
rincian berikut.

 

 


SEPEDA MOTOR

 

 


Alat transportasi beroda dua yang disediakan universitas ini tidak semua unit dan fakultas diberikan fasilitas untuk menggunakannya. Hal ini berkaitan dengan penyesuaian tugas dan tanggung jawab yang ada pada tiap-tiap unit tersebut. Tanggung jawab dari setiap unit yang diberi fasilitas untuk menggunakan sepeda motor ini adalah pimpinan unit terkait yang berkoordinasi dengan urusan kendaraan terkait pemeliharaannya. Adapun unit-unit yang diberi fasilitas untuk menggunakan sepeda motor ini adalah Bagian Perlengkapan Kampus II dan III, Fakultas Ilmu Kesehatan, Pascasarjana, Biro Administrasi Umum, Biro Administrasi Akademik, Biro Administrasi Mahasiswa, Rektorat, UPT Infokom, UPT Internet, Fakultas Psikologi, Fakultas Hukum, P2KK, Book Store, Perpustakaan, Perencanaan, Satpam, dan Biro Administrasi Keuangan.

 





















 










 

Shared: